Wann lohnt sich ein ERP?
Ein ERP eignet sich für KMU ab etwa zehn Mitarbeitenden, die Aufträge, Einkauf, Lager oder Produktion strukturiert abwickeln möchten. Typische Anzeichen:
- Daten werden in mehreren Listen gepflegt.
- Informationen werden mehrfach erfasst.
- Aufträge und Bestände sind schwer zu überblicken.
- Abläufe hängen vom Wissen einzelner Personen ab.
- Die bestehende Lösung passt nicht mehr zu den Anforderungen.
Wie lange dauert eine ERP-Einführung?
Das hängt vom Umfang ab. Eine Einführung mit den Kernmodulen dauert meist drei bis sechs Monate. Wie viele Module, Anpassungen und Schnittstellen nötig sind, klären wir in der Analyse. Danach erhalten Sie einen konkreten Zeitplan.
Was beeinflusst die Dauer?
- Anzahl der Module, Standorte und Gesellschaften.
- Umfang der Anpassungen gegenüber dem Standard.
- Anzahl und Komplexität der Schnittstellen, etwa zu Webshop, CRM oder Bank.
- Qualität der bestehenden Daten.
- Wie viel Zeit Ihr Team für Workshops, Tests und Entscheidungen einplanen kann.
Wovon hängen die Kosten ab?
Die Kosten setzen sich aus drei Teilen zusammen: Lizenzen oder Abonnement für die Software, Dienstleistungen für Analyse, Einrichtung, Anpassung, Datenübernahme und Schulung sowie laufende Kosten für Betrieb, Support und Updates. Sie hängen von denselben Faktoren ab wie die Dauer. Seriöse Zahlen lassen sich deshalb erst nach der Analyse nennen.
In welchen Schritten läuft die Einführung ab?
- Verstehen: Wir schauen uns an, wie Sie arbeiten, was gut läuft und wo es hakt, und halten Ihre Anforderungen fest.
- Gemeinsam planen: Wir wählen das passende System und klären Funktionen, Anpassungen, Kosten und Zeitplan.
- Einrichten und testen: Wir richten das ERP ein, passen es an, übernehmen die vereinbarten Daten und testen Ihre wichtigsten Abläufe.
- Das Team vorbereiten: Ihre Mitarbeitenden lernen die Abläufe im neuen System kennen, wir begleiten den Start.
- Betreuen und erweitern: Nach dem Start unterstützen wir Sie im Alltag und planen Erweiterungen, wenn sich Anforderungen ändern.
Wie schnell kann es gehen? Ein Beispiel
Die 3S Solar Plus AG hat innerhalb von sechs Monaten mit Sage X3 ein neues ERP-System eingeführt. Dabei hat das Unternehmen seine Supply Chain optimiert und Schattenreportings eliminiert. Heute laufen sämtliche Geschäftsprozesse in Finanz-, Supply-Chain- und Produktionsmanagement über Sage X3, die Lohnabrechnung über Sage 200 Extra.
Standard oder Anpassung?
Je mehr der Standard abdeckt, desto schneller und günstiger wird die Einführung. Bei Swissgenetics deckt Sage X3 laut Markus Zogg 80–90 Prozent der Funktionen bereits im Standard ab, sodass sich die Software schnell und kostengünstig an die eigenen Bedürfnisse anpassen liess. Anpassungen lohnen sich dort, wo sie einen echten Vorteil bringen. Wir zeigen transparent, was der Standard leistet und wo zusätzliche Entwicklung oder Schnittstellen nötig sind.
Welche Systeme müssen angebunden werden?
Typisch sind ein CRM wie Salesforce für Vertrieb und Service, ein Webshop, die Bank für den Zahlungsverkehr und Business Intelligence für Auswertungen. Je früher diese Schnittstellen bekannt sind, desto verlässlicher wird der Zeitplan.
Welche Rolle spielt Ihr Team?
Eine ERP-Einführung gelingt nur gemeinsam. Bewährt hat sich eine Projektleitung auf Ihrer Seite, die Entscheidungen bündelt, und je Bereich eine Schlüsselperson, die die Abläufe kennt. Diese Personen bringen ihr Wissen in die Workshops ein, testen mit echten Fällen aus dem Alltag und geben das Gelernte später an Kolleginnen und Kollegen weiter.
Was passiert mit den bestehenden Daten?
Kunden, Lieferanten, Artikel und offene Posten übernehmen wir aus Ihren bisherigen Systemen oder Excel-Listen, geprüft und bereinigt.
Welche Stolpersteine gibt es?
- Bisherige Abläufe eins zu eins nachbauen, statt sie zu vereinfachen.
- Zu viele Sonderwünsche, wo der Standard genügen würde.
- Den Aufwand für die Datenbereinigung unterschätzen.
- Zu wenig Zeit für Tests und Schulung einplanen.
- Den Start in die geschäftigste Zeit des Jahres legen.
Checkliste vor dem Start
- Ziele festhalten: Was soll nach der Einführung besser laufen?
- Verantwortliche bestimmen: Projektleitung und Schlüsselpersonen je Bereich.
- Abläufe und Ausnahmen beschreiben, auch die, die nur selten vorkommen.
- Datenbestände sichten: Was wird übernommen, was kann archiviert werden?
- Schnittstellen auflisten: Welche Systeme müssen angebunden werden?
- Ein ruhiges Zeitfenster für den Start wählen, oft der Wechsel des Geschäftsjahres.
Und nach dem Go-live?
Wir bleiben Ihr Ansprechpartner: mit Support, Schulungen, Updates und der Weiterentwicklung, wenn neue Anforderungen dazukommen. Anpassungen setzen wir updatesicher um, damit sie auch nach einem Release erhalten bleiben.
Wo soll das ERP laufen?
Wahlweise auf Ihrer eigenen Infrastruktur oder in einem Schweizer Rechenzentrum, betreut von uns. Worauf Sie dabei achten sollten, lesen Sie im Ratgeber Hosting in der Schweiz. Für den nächsten Schritt erreichen Sie uns über die Seite Zusammenarbeit.