Quand un ERP en vaut-il la peine ?
Un ERP convient aux PME à partir d’une dizaine de collaborateurs qui veulent gérer commandes, achats, stock ou production de manière structurée. Signes typiques :
- Les données sont tenues dans plusieurs listes.
- Les informations sont saisies plusieurs fois.
- Les commandes et les stocks sont difficiles à suivre.
- Les processus dépendent du savoir de quelques personnes.
- La solution actuelle ne répond plus aux exigences.
Combien de temps dure la mise en place d’un ERP ?
Cela dépend du périmètre. Une mise en place avec les modules clés dure en général trois à six mois. Lors de l’analyse, nous clarifions le nombre de modules, d’adaptations et d’interfaces nécessaires. Vous recevez ensuite un calendrier concret.
Qu’est-ce qui influence la durée ?
- Le nombre de modules, de sites et de sociétés.
- L’ampleur des adaptations par rapport au standard.
- Le nombre et la complexité des interfaces, par exemple vers une boutique en ligne, un CRM ou la banque.
- La qualité des données existantes.
- Le temps que votre équipe peut consacrer aux ateliers, aux tests et aux décisions.
De quoi dépendent les coûts ?
Les coûts se composent de trois parties : licences ou abonnement pour le logiciel, prestations d’analyse, de configuration, d’adaptation, de reprise des données et de formation, ainsi que coûts courants d’exploitation, de support et de mises à jour. Ils dépendent des mêmes facteurs que la durée. Des chiffres fiables ne peuvent donc être donnés qu’après l’analyse.
Quelles sont les étapes de la mise en place ?
- Comprendre : nous examinons votre façon de travailler, ce qui fonctionne et ce qui bloque, et consignons vos exigences.
- Planifier ensemble : nous choisissons le système adapté et clarifions fonctions, adaptations, coûts et calendrier.
- Configurer et tester : nous configurons et adaptons l’ERP, reprenons les données convenues et testons vos processus principaux.
- Préparer l’équipe : vos collaborateurs découvrent les processus du nouveau système, nous accompagnons le démarrage.
- Accompagner et étendre : après le démarrage, nous vous soutenons au quotidien et planifions des extensions si les exigences évoluent.
Quelle rapidité ? Un exemple
En six mois, 3S Solar Plus AG a mis en place un nouveau système ERP avec Sage X3. L’entreprise a optimisé sa chaîne d’approvisionnement et supprimé les reportings parallèles. Aujourd’hui, tous les processus en finance, chaîne d’approvisionnement et production passent par Sage X3, la paie par Sage 200 Extra.
Standard ou adaptation ?
Plus le standard couvre de besoins, plus la mise en place est rapide et économique. Chez Swissgenetics, selon Markus Zogg, Sage X3 couvre déjà 80 à 90 % des fonctions en standard, si bien que le logiciel a pu être adapté rapidement et à moindre coût. Les adaptations valent la peine là où elles apportent un réel avantage. Nous montrons de façon transparente ce que couvre le standard et où un développement supplémentaire ou des interfaces sont nécessaires.
Quels systèmes faut-il connecter ?
Typiquement, un CRM comme Salesforce pour la vente et le service, une boutique en ligne, la banque pour les paiements et la Business Intelligence pour les analyses. Plus ces interfaces sont connues tôt, plus le calendrier est fiable.
Quel rôle joue votre équipe ?
La mise en place d’un ERP ne réussit qu’ensemble. Une direction de projet de votre côté, qui centralise les décisions, a fait ses preuves, ainsi qu’une personne clé par domaine qui connaît les processus. Ces personnes apportent leur savoir aux ateliers, testent avec des cas réels du quotidien et transmettent ensuite leurs connaissances à leurs collègues.
Que deviennent les données existantes ?
Nous reprenons clients, fournisseurs, articles et postes ouverts depuis vos systèmes actuels ou listes Excel, vérifiés et nettoyés.
Quels sont les écueils fréquents ?
- Reproduire les processus actuels à l’identique au lieu de les simplifier.
- Trop de demandes spécifiques là où le standard suffirait.
- Sous-estimer l’effort de nettoyage des données.
- Prévoir trop peu de temps pour les tests et la formation.
- Placer le démarrage pendant la période la plus chargée de l’année.
Liste de contrôle avant le démarrage
- Fixer les objectifs : qu’est-ce qui doit mieux fonctionner après la mise en place ?
- Désigner les responsables : direction de projet et personnes clés par domaine.
- Décrire les processus et les exceptions, même celles qui sont rares.
- Passer en revue les données : que reprendre, que peut-on archiver ?
- Lister les interfaces : quels systèmes faut-il raccorder ?
- Choisir une période calme pour le démarrage, souvent le changement d’exercice.
Et après la mise en service ?
Nous restons votre interlocuteur : support, formations, mises à jour et évolutions lorsque de nouvelles exigences apparaissent. Nous réalisons les adaptations de façon compatible avec les mises à jour, afin qu’elles soient conservées après une nouvelle version.
Où l’ERP doit-il fonctionner ?
Au choix sur votre propre infrastructure ou dans un centre de données suisse, géré par nos soins. Les points d’attention sont présentés dans le guide Hébergement en Suisse. Pour la suite, contactez-nous via la page Collaboration.